Le syndic FNAIM s'engage à remplir sa mission en respectant les textes légaux et/ou réglementaires ci-après rappelés:

• Code civil (notamment articles 1984 a 2010);
• Loi n° 65-551 du 10 juillet 1965, modifiée notamment par la loi n° 94-624 du 21 juillet 1994;
• Décret n° 67-223 du 17 mars 1967 modifié;
• Recommandations de la Commission relative 3 la copropriété;
• Loi n° 10-9 du 2 janvier 1970 modifiée;
• Décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 modifié;
• Ordonnance n° 86-1243 du 1er décembre 1986.

Il s'engage également à respecter les recommandations de la Commission relative à la copropriété au fur et à mesure de leur publication. Les conditions d'administration de la copropriété sont strictement définies par le contrat de syndic et les dispositions légales.
Le contrat de syndic est notifié aux copropriétaires dans les conditions prévues à l'article 11 du décret du 17 mars 1967.
Le contrat type a pour objectif de définir les taches que le syndic doit obligatoirement remplir dans le cadre de la gestion courante. Il reste un contrat négociable adapté à chaque copropriété.
Le syndic indique le coût précis de chaque prestation ou fourniture et, en cas de révision, fournit les valeurs des indices de calcul. Toute prestation supplémentaire prévue au contrat sera soumise, pour avis, au conseil syndical par le syndic et la rémunération qui en découle fera l'objet d'une information écrite à l'assemblée générale.
Le syndic s'interdit formellement de demander ou de recevoir directement ou indirectement toute rémunération à l'occasion des opérations dont il est chargé, autres que celles dont les conditions sont fixées par le contrat de syndic, ni de personnes autres que celles qui y sont désignées.

La mission de syndic, qui sera définie dans les documents d'information destinés aux copropriétaires, est la suivante:

• Accueil et information des membres du syndicat;
• Gestion administrative;
• Gestion juridique (notamment préparation et tenue des assemblées générales);
• Gestion contentieuse;
• Gestion financière;
• Gestion technique;
• Relations avec le conseil syndical.

Présentation du cabinet
Le syndic, à l'occasion de sa première nomination, fournira au conseil syndical toutes informations utiles à cet effet, à savoir:

• statut juridique;
• date de création du cabinet;
• références d'immeubles gérés en copropriété;
• effectif du cabinet;
• banque principale;
• activités exercées au sein du cabinet;
• liste des filiales ou succursales;
• énoncé de participation dans toute structure ou société prestataire de services, directe ou indirecte, majoritaire ou non.

Information en cas de modification
Le syndic informe le conseil syndical:

• en cas de prise de participation majoritaire ou non d'un actionnaire prestataire de services;
• en cas de changement de mandataire social.

Information des copropriétaires
Le syndic délivre, au nouveau copropriétaire, une information aussi complète que possible sur la copropriété et son fonctionnement et lui remet, à cet effet, les éléments suivants:

• note de présentation du cabinet (indiquant: statut juridique, activités du cabinet, heures d'ouverture, permanences téléphoniques si elles existent, permanences sur site si elles existent); contrat de syndic;
• composition du conseil syndical, s'il existe;
• coordonnées des membres du conseil syndical si le syndic est
• autorise à les communiquer; procès-verbal de la dernière assemblée générale; budget prévisionnel de l'exercice en cours;
• nom du notaire rédacteur ou dépositaire du règlement de copropriété; liste des équipements collectifs; liste des contrats souscrits par la copropriété; indication de l'assurance de l'immeuble: compagnie, numéro de police, courtier ou agent;
• rappel des modalités de consultation des pièces justificatives des charges;
• indication des comptages individuels et modalités spécifiques s'appliquant aux relevés des consommations et à leur répartition;
• numéros d'urgence;
• liste du personnel de la copropriété (concierge, gardien, employé) et horaires de travail; règlement intérieur, s'il existe; indication des instances de médiation et de leur mode de fonctionnement.

Le syndic fournit, d'une manière précise au copropriétaire qui le demande, toute information relevant de l'administration générale de la copropriété, ainsi que toute explication concernant son compte, et ce, dans un délai de trois semaines, sauf cas d'urgence.
Le syndic rappelle l'existence de la Commission de concertation de la copropriété et des instances de médiation existantes auxquelles le copropriétaire peut s'adresser en cas de litige ou de besoin.

Gestion des charges

• Le syndic joint à la convocation à l'assemblée générale un état comparatif par nature de charges en vue de l'observation de leur évolution (N - 1 et N).
• De même, sur demande du conseil syndical, il établit un tableau de bord des consommations facturées en valeur N - 1 et N pour les principaux postes: chauffage, eau. . .

Assurance

• Le syndic souscrit les polices d'assurance et les renégocie à leur échéance avec, en tant que de besoin, appel à la concurrence sur la base d'un cahier des charges précis

Mutation des lots

Le syndic:

• informe le notaire (art. 5 et 6 du décret) en communiquant toute indication sur:
• Le compte du copropriétaire vendeur indiquant les créances liquides et exigibles en fonction des décisions de l'assemblée générale;
• Avance de trésorerie permanente ou provisions spéciales pour travaux;
• Le procès-verbal de l'assemblée générale avec l'état des dépenses notifié lors de la dernière approbation des comptes et le
  dernier budget prévisionnel voté par l'assemblée générale;
• Les procédures en cours à l'exception des recouvrements de créances, engagées par la copropriété.
• fait opposition par voie d'huissier et met en œuvre le privilège du syndicat.

Règlement de copropriéé

Le syndic fait procéder à la publicité, au fichier immobilier, de toute modification du règlement de copropriété consécutive à une décision d'assemblée générale ou à une décision judiciaire.

Liste des copropriétaires

Le syndic se procure les éléments essentiels concernant l'état civil des copropriétaires - avec le cas échéant l'indication du régime matrimonial - et tient cette liste a jour.

Assemblée générale – Convocation

Le syndic rappelle à l'occasion de la convocation:

• qu'il n'est pas habilité à représenter les copropriétaires;
• que les copropriétaires qui quittent la séance - s'ils ne signalent pas leur départ - seront considérés comme ayant voté en faveur de toutes les résolutions présentées après leur départ.
• Il respecte les recommandations de la commission nationale de la copropriété en matière de convocation d'assemblée générale.
• Le syndic doit, dans le cadre de la gestion courante, tenir une assemblée générale annuelle et la réunion du conseil syndical la précédant.
• Les convocations sont accompagnées de la diffusion des documents comptables nécessaires à l'approbation des comptes et au vote du budget prévisionnel et des conditions essentielles des contrats, devis et marchés.

Ordre du jour

• Le syndic indique dans l'ordre du jour de l'assemblée générale la règle de majorité requise pour chaque résolution avec la référence à l'article applicable.
• Si des travaux sont soumis au vote, le syndic notifie les conditions essentielles du marché et adresse le descriptif ainsi que le résultat de l'appel d'offre (ou la synthèse). Il indique la clé de répartition et la quote-part prévisionnelle de chaque lot, à titre indicatif, et prévoit d'effectuer un vote sur les modalités et le calendrier des appels de fonds.

Pouvoir en blanc

Les pouvoirs en blanc qui sont adressés au syndic sont remis au président de séance lorsqu'il est élu ou au président du conseil syndical qui en fait la distribution.

Procès-verbal

• Le secrétaire de séance rédige le procès-verbal de l'assemblée générale et le soumet à la signature du président et des membres du bureau.
• Pour chaque résolution le secrétaire de séance indique le résultat du vote et le nom des copropriétaires opposants ou abstentionnistes, leur nombre de voix et le nombre de voix des copropriétaires absents. Ces indications sont portées au procès-verbal
• Le procès-verbal est notifié aux absents et opposants et adressé par courrier simple aux présents et représentés.

Le syndic engage, à son initiative:

• toute action a titre conservatoire par voie de référé, de simple requête ou de commandement;
• le plus rapidement possible, toute procédure de recouvrement des charges à rencontre des copropriétaires débiteurs.

Le syndic propose à l'assemblée générale:

• toute action de nature à préserver les droits du syndicat de copropriété, notamment en matière de garantie biennale et décennale;
• le choix de l'avocat chargé de la défense des intérêts de la copropriété.

Compte de trésorerie

• Si les fonds du syndicat de copropriétaires sont versés au compte courant bancaire ou postal ouvert au nom du syndic -dit « compte unique » - les éventuels produite financiers versés au titulaire du compte ne reviennent pas au syndicat à l'exception des fonds autres que ceux de trésorerie courante. Ces derniers seront déposés sur un compte spécial, leur placement faisant l'objet d'une décision de l'assemblée générale, aux frais et risques du syndicat, conformément à l'article 35 du décret du 11 mars 1967.
• Si les fonds du syndicat de copropriété sont versés sur un compte ouvert au nom du syndicat - dit « compte séparé » -les éventuels produits financiers et charges seront affectés au syndicat de copropriété.

Dans tous les cas, le syndic ouvrira un compte spécial destiné à recevoir toutes sommes à l'exclusion des fonds de la gestion courante (budget annuel, appels de fonds des travaux décidés par l'assemblée générale, fonds de roulement...). Ce compte sera générateur d'intérêts dont les produits financiers seront affectés au syndicat de copropriété selon les modalités qui seront fixées par l'assemblée générale.

Contrôles

Le syndic facilite la tache du conseil syndical dans l'exercice des contrôles nécessaires à sa mission, et en particulier met à disposition toutes les pièces justificatives des dépenses réparties et, en règle générale, tout document permettant également le contrôle de la situation financière et comptable de la copropriété.
En cas de compte séparé, le syndic facilite la vérification par le conseil syndical de la bonne exécution de la décision d'assemblée générale, notamment en ce qui concerne :

• la domiciliation bancaire de l'établissement retenu;
• la réalité de l'appartenance du compte au syndicat de copropriété;
• l'attestation de non-fusion de comptes de copropriété;
• l'unicité du compte séparé;
• la facturation éventuelle des services bancaires;
• la déclaration d'ouverture du compte séparé par le syndic auprès de l'organisme de caution dont il relève.

Dans tous les cas, le syndic s'engage, lors de paiements groupés, à fournir le relevé détaillé permettant au conseil syndical de vérifier la réalité et le montant du règlement.

Délais de règlement

Le syndic règle les fournisseurs dans les conditions prévues aux marchés ou contrats, ou à défaut à 30 jours fin de mois, sauf en cas de litige avec un prestataire défaillant ou/et en cas de trésorerie insuffisante.

Recouvrement des charges

En cas de recouvrement de créances, le syndic demandera, dans la mesure du possible, au juge le recouvrement tant du principal que des frais taxables exposés par le syndicat à cet effet et, le cas échéant, des clauses pénales prévues par le règlement.
De même, il aura recours le plus souvent possible à l'injonction de payer.

Guide des équipements

Le syndic souscrit les contrats d'entretien concernant les équipements communs, contrôle leur exécution et les renégocie périodiquement et au moins tous les 5 ans sauf demande, entre temps, du conseil syndical avec, le cas échéant, appel à la concurrence.
Le syndic contrôle l'évolution des prix des contrats et l'application des clauses d'indexation. Le syndic visite les parties communes selon la fréquence prévue au contrat de syndic.

Suivi des travaux courants

Le syndic contrôle l'exécution des travaux d'entretien courant en qualité de mandataire du maître d'ouvrage. Il veille à l'exécution des réparations d'entretien courant ou présentant un caractère d'urgence nécessaire à la sauvegarde de l'immeuble.

Travaux soumis au vote de rassemblée générale

Devoir de conseil
Le syndic:

• informe le conseil syndical et l'assemblée générale sur les travaux qu'il est nécessaire d'entreprendre et de prévoir pour la conservation et l'entretien de l'immeuble, et éventuellement sur les améliorations;
• propose à l'assemblée générale si la nature, l'importance et/ou la complexité des travaux l'exigent, l'assistance d'un maître
  d'œuvre et/ou d'un bureau de contrôle;
• consulte plusieurs entreprises, y compris celles proposées par le conseil syndical, et sélectionne les fournitures et prestations pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix en vérifiant la qualification et le sérieux des entreprises retenues;
• étudie les propositions émises par le conseil syndical.

Le syndic, avec le conseil syndical :

• élabore le budget prévisionnel;
• prépare l'ordre du jour et fixe les date, heure et lieu de l'assemblée générale;
• met à disposition tous éléments d'information et documents nécessaires à l'accomplissement de la mission du conseil syndical;
• étudie les devis et marchés de travaux à proposer à rassemblée générale.

Le syndic :

• invite le conseil syndical à assister à la réception des travaux importants;
• répond à toute demande de réunion du conseil syndical.

Votre syndic FNAI

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